KARGO ENTEGRASYONLARI
Lojistik entegrasyonlarının bir parçası olan kargo entegrasyonları, kargo şirketleri ile e-ticaret sitesi arasında kurulan bir sistemdir. Kargo şirketine bağlı olarak bazı farklılıklar göstermekle birlikte kargo entegrasyonları, genel olarak bir standarda ve prosedüre bağlanmıştır.
Fiziksel mağazalarda satışlar için kargo süreci işletmek gerekmez; çünkü müşteri mağazaya gelir, ürünü seçer ve yaşam alanına götürür. Online mağazalarda ise müşteri, yaşam alanındaki internet ortamında seçtiği bir ürünü dijital ödeme seçenekleri ile satın alır ve sipariş paketinin adresine teslim edilmesi için kargo kuryesini beklemeye başlar.
Kargo, e-ticaret sitelerinin karmaşık bir yönüdür. Tüm sipariş bilgilerinin manuel olarak sisteme işlenmesi ve yönetilmesi zordur. Bu sebeple kargo entegrasyonları geliştirilmiştir.
Kargo Entegrasyonlarının İşlevi
Online alışveriş, birçok avantajı bünyesinde barındırır. İnsanlar evlerinden veya iş yerlerinden alışveriş yapmanın keyfini yaşar. Alışveriş için sadece ürün seçmeleri ve ödeme yapmaları yeterlidir. Birkaç tıkla aldıkları ürünler birkaç gün içinde istedikleri adrese teslim edilir. Bu kolaylığı e-ticaret ekosisteminde kullanılan entegrasyonlar sağlar. Bunlardan biri olan kargo entegrasyonları, online müşterilerin alışveriş deneyimlerinin en önemli parçalarından biridir.
Kargo entegrasyonlarının temel işlevleri şunlardır;
Siparişlerin kargoya bildirilmesi: Kargo entegrasyonları, hazır olan siparişi otomatik olarak kargo şirketine bildirir. Bu entegrasyon; siparişin ödeme yöntemi ve adres / iletişim bilgileri gibi detayları kargo şirketi ile paylaşır. Siparişle ilgili her veriyi otomatik olarak online sistem üzerinden aktaran entegrasyonda veri kayıpları veya bilgi hataları yaşanması düşük bir ihtimaldir.
Bilgi hataları: Sipariş bilgilerinde herhangi bir hata veya eksik tespit eden kargo şirketi, yine aynı sistem üzerinden e-ticaret sitesinin ilgili biriminden bilgi güncellemesi talep edebilir.
Barkodlama: Sistem üzerinden paylaşılan sipariş bilgilerinin teyidinin ardından kargo etiketi ve barkodlama işlemi yapılır. Sistemde bulunan etiket ve barkod, sonradan ikinci bir etiket basmaya gerek olmadan kargo işlemi yapmayı sağlar. Kargo şirketleri, entegrasyon sistemine özel etiket formatı geliştirebilmektedir.
Müşterinin bilgilendirilmesi: Kargo entegrasyonlarının önemli bir işlevi de, kargo süreci ile ilgili müşteriye bilgi verilmesini sağlamasıdır. Kargo şirketine aktarılan siparişler teslim edilmek üzere depoya götürüldüğünde sistemdeki barkod okutulur. Bu sırada müşteriye e-posta ve SMS aracılığı ile otomatik bilgilendirme yapılır. Entegrasyon, mail ve SMS formatını düzenleme ve güncelleme fırsatı da verir. Bilgilendirme işlevi, gönderi teslim edildikten sonra da müşteriye bilgilendirme yapar. Böylece gönderinin doğru müşteriye ulaşıp ulaşmadığı da teyit edilmiş olur.
Sevkiyat takibi: E-ticaret siteleri üzerinden sipariş veren müşteriler kargo sürecini merak eder. Aldığı ürünün ne zaman eline ulaşacağını öğrenmek ister. Bu sebeple kargo teslimat durumunu kontrol edebileceği bir mecra arar. Kargo entegrasyonları, bu süreci otomatik olarak yöneten ve müşteriye enformasyon sağlayan önemli bir işlev barındırır. Sipariş verilen ürünlerin kargo şirketinden adrese teslim edilinceye kadar geçen süreç, kargo entegrasyonları sayesinde e-ticaret sitesi üzerinden öğrenilebilir. Kargo şirketinin teslimat sürecine entegre olan sistem, gönderi durumunu gerçek zamanlı olarak kontrol etmeyi sağlar. Elektronik kargo teslimat dokümanında kargo numarası, çıkış ve varış kargo şubesinin irtibat bilgileri, teslimatın mevcut durumu gibi müşterinin merak ettiği detaylar yer alır.
Kolay yönetim: Online siparişlerin teslim edilmesi için kargo süreçlerinin etkin bir şekilde yönetilmesi gerekir. Kargo entegrasyonları, teslimat süreçlerini kolaylıkla yönetmeyi sağlar. Sisteme entegre olan taraflar arasında köprü işlevi görür. Böylece kargo süreçlerinde e-ticaret firmalarına zaman ve personel tasarrufu sağlanmış olur.
Kargo Entegrasyonlarının Çalışma Sistemi
Kargo entegrasyonları, gerçek zamanlı gönderi takibi, gönderi etiketi baskısı ve otomatik takip numarası üretimi gibi işlemleri sağlar. E-ticaret siteleri üzerinde entegre edilen dinamik ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması), CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) ve diğer iş uygulamaları ile bağlantılı olarak çalışabilir. Gerçek zamanlı kargo takip seçenekleri, müşterilerin teslimat süresi endişelerini giderir.
Kargo entegrasyonları üzerinde temel olarak şu aşamalar yer alır;
• Sipariş bilgileri entegre sisteme aktarılır;
• Sipariş paketi hazırlanır;
• Barkodlu çıktı ile kargo şirketine teslim edilir;
• Kargo takip numarası otomatik olarak sisteme aktarılır;
• Müşteri, otomatik şablon ile süreç hakkında e-posta veya SMS ile bilgilendirilir;
• Kargo yola çıkınca ve varış şubesine ulaşınca entegrasyon sistemi üzerindeki kargo takip formu güncellenir;
• Süreci müşteri, site yöneticileri veya diğer paydaşlar takip edebilir;
• Kargo gönderisi müşteriye teslim edilir ve “teslim edildi” şeklinde güncelleme yapılır;
• Gerekli tüm veriler işlendikten sonra sipariş kapatılır.